O envio dessas fichas é obrigatório para todos os estabelecimentos que atuam legalmente e possuem, portanto, registro no Cadastur, o Sistema de Cadastro de pessoas físicas e jurídicas que atuam no setor do turismo. Até 2012, no entanto, a maior parte desses papéis se perdia e as informações da maioria dos viajantes não chegava banco de dados do Ministério do Turismo. Com a digitalização do sistema, porém, um grande número de estabelecimentos já abandonou a ficha impressa. Alguns, inclusive, passaram a permitir que o cliente preencha estas informações de casa, pelo site, o que se convencionou chamar de “web check-in”.
De acordo com dados do Ministério do Turismo, mais de 5,8 milhões de fichas de hóspedes foram encaminhadas por 1.627 hotéis e pousadas. Os dados são enviados pela internet, por meio de um aplicativo eletrônico oferecido pelo próprio MTur. Os dados são criptografados, como medida de segurança. O Ministério também investe em novas soluções de segurança para evitar a perda desses dados no próprio sistema do hotel.
Para a Copa, será implantada a plataforma digital em cerca de 50% dos meios de hospedagem cadastrados no Ministério do Turismo, o que corresponde à 3,7 mil hotéis, pousadas e albergues.