Reproduzo com alegria o texto produzido pela Christhyane Rapp Duarte, analista tributária na ASPR.
Embora estejamos vivendo a era de transformação digital, onde por muitas vezes as documentações em papel foram “substituídas” por arquivos digitais, devemos nos atentar a obrigatoriedade de manter a guarda de alguns documentos e/ou livros que a legislação determina que ainda sejam físicos.
O contribuinte paulista, por exemplo, deve observar que o Livro Termo de Ocorrências – Modelo 6, também chamado de RUDFTO (Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências) não consta entre os livros fiscais sujeitos a escrituração digital constantes no artigo 250-A do RICMS/2000 e no artigo 2º da Portaria CAT 147/2009.
Este livro no passado, foi utilizado continuamente para registro das AIDF (Autorização para Impressão de Documentos Fiscais) relativas aos documentos fiscais confeccionados por estabelecimentos gráficos ou pelo próprio contribuinte, conforme orienta os § 1º e 2°do artigo 220 do RICMS/SP.
Na instituição das Notas Fiscais Eletrônicas (NFE) – modelo 55, este livro também foi bastante utilizado para lavratura da inutilização dos talonários que os contribuintes ainda possuíam, porém, não poderiam mais utilizar, devido a obrigatoriedade do uso da NFE.
Atualmente, o livro é utilizado, em alguns casos, em que a legislação solicita que o contribuinte lavre determinada situação, para que se tenha a mesma registrada e possa apresentá-la ao fisco, caso necessário.
Por exemplo: opção pela Centralização da Apuração do ICMS em estabelecimentos paulistas, a legislação exige que esta condição especial seja lavrada no Livro de Termo de Ocorrências.
O livro também é utilizado em fiscalizações. O fiscal toma pé das anotações ali constantes, pois podem conter situações em que o contribuinte verificou alguma operação ou situação de hipóteses expressamente previstas na legislação e discorreu sobre a mesma, ou ainda algum evento especial, que o fisco deva ter o conhecimento antes de iniciar as análises fiscais constantes em sua OSF (Ordem de Serviço Fiscal).
Algumas páginas deste livro também são destinadas a lavratura pelo fisco de termos de ocorrências vinculados às fiscalizações (§ 4°do artigo 220 do RICMS/SP).
No caso de perda ou extravio de livros ou documentos fiscais, deve-se realizar o procedimento conforme orienta a Portaria CAT 17/200:
– Comunicação ao posto fiscal a que estiver vinculado o contribuinte, no prazo de 30 dias contados da ocorrência;
– Lavratura de termo circunstanciado no livro Modelo 6, o qual deverá ser vistado pela autoridade fiscal quando da entrega da comunicação (formulário abaixo);
– Anúncios, publicados por três dias, em jornal da localidade;
– Preencher o formulário constante na portaria. O formulário deverá ser entregue ao posto fiscal, somente após as publicações mencionadas acima.
Importante ressaltarmos que caso o fisco solicite ao estabelecimento o livro e o mesmo não possua, o contribuinte estará sujeito a penalidades determinadas no artigo 527, Inciso V, alínea J do RICMS/SP.
Portanto, orientamos às empresas contribuintes do ICMS, que verifique se sua empresa mantém a guarda deste livro, para que esteja disponível na eventualidade de ocorrer necessidade de lavrar situações especiais ou ainda de receber a visita da fiscalização e ser solicitado acesso ao referido Livro Modelo 6.
Christhyane Rapp Duarte é analista tributária.
